كيف يبسّط نظام ذكي عملية نقل البضائع والتخليص الجمركي المعقدة؟
يتألف نقل البضائع والتخليص الجمركي من سلسلة مراحل مترابطة، بدءاً من اختيار وسيلة النقل والاستعلام عن التكاليف، مروراً بتسجيل البيانات وتنسيق المستندات ومتابعة حالة الshipment، وصولاً إلى التخليص الجمركي للبضاعة.
وتصبح هذه العملية معقدة بالنسبة للمستورد عندما تتم كل خطوة من خلال قناة منفصلة؛ يجب نقل جزء من المعلومات عبر مكالمة هاتفية، وجزء عبر برنامج المراسلة، وجزء عبر البريد الإلكتروني.
هذا التشتت يجعل إدارة الطلب تستغرق وقتًا طويلاً. ولهذا السبب، تم تطوير أنظمة لوجستية ذكية بهدف مركزية المعلومات والأوامر وإجراءات المتابعة لجعل إدارة الشحن والتخليص أبسط وأكثر تنظيماً.
وفيما يلي، سنتناول المشاكل التي يخلقها عدم وجود نظام مركزي للمستوردين، وكيف تساعد الأنظمة الذكية في إدارة هذه التحديات، وأخيراً، سنتعرف على مثال حقيقي وعملي لهذه الأنظمة.
تحديات إدارة نقل وتخليص البضائع بالطريقة التقليدية
في الطرق التقليدية، يقوم المستورد عادة بتنفيذ كل مرحلة من مراحل النقل والتخليص على حدة؛ بدءًا من السؤال عن السعر وتقديم الطلب وحتى إرسال المستندات وتتبع الشحنة.
وحقيقة أن الخطوات منفصلة تجعل البائع يقوم بالعديد من التنسيقات والمتابعات لتقديم الطلب.
تتجلى هذه المشكلة في الممارسة العملية في عدة مجالات رئيسية:
توزيع المعلومات والتنفيذ اليدوي للمراحل الأولية للأمر
لتسجيل طلب شحن يجب تحديد معلومات مثل نوع البضاعة ووزنها وأبعادها ومنشأها ووجهتها وطريقة الشحن. في الطرق التقليدية، يتم عادةً نقل هذه المعلومات عبر طرق مختلفة؛ جزء في مكالمة هاتفية، وجزء في برنامج المراسلة، وجزء في ملف أو بريد إلكتروني.
ونتيجة لذلك، يصبح تنسيق الطلب أكثر صعوبة ويستغرق تلقي الاستفسار والتسجيل النهائي للطلب وقتًا أطول. إذا كان جزء من المعلومات غير مكتمل أو كان هناك تغيير في الترتيب، فمن الضروري عادة التنسيق مع الخبير مرة أخرى وبدء جزء من العملية من البداية.
تظهر هذه المشكلة أكثر عند التجار الذين يديرون عدة شحنات في نفس الوقت؛ لأن تتبع المعلومات والاستفسارات وتقديم الطلبات لكل شحنة يصبح أكثر استهلاكًا للوقت وتعقيدًا.
بعد تقديم الطلب، تتغير احتياجات المستخدم. في هذه المرحلة، لم يعد السؤال الأساسي يدور حول سعر الشحن؛ بل يريد صاحب البضاعة أن يعرف:
ما هي حالة النظام؟
هل دخلت البضاعة مرحلة الشحن؟
هل يتطلب العميل إجراءً جديدًا؟
في أي مرحلة هي العملية؟
إذا كنت بحاجة إلى الاتصال أو إرسال رسالة للإجابة على أي من هذه الأسئلة، فإن تتبع حالة كل شحنة يصبح مهمة منفصلة.
تظهر هذه المشكلة بشكل أكبر عند إدارة عدة أوامر؛ لأنه يجب على صاحب البضاعة معرفة المرحلة التي تمر بها كل شحنة والأمر الذي يحتاج إلى مزيد من الإجراءات أو المتابعة.
في مثل هذه الحالة، فإن وجود مسار واضح لعرض أو تتبع حالة الطلب يمكن أن يقلل جزءًا كبيرًا من هذه الرحلات المتكررة.
الاعتماد على دعوة الخبراء واستجابتهم
في الطريقة التقليدية، تعتمد العديد من المهام مثل تلقي الاستفسارات أو تسجيل تغييرات الطلب أو استلام آخر حالة شحنة على التواصل المباشر مع الخبير.
وهذا يمكن أن يجعل جزءًا من العملية يعتمد على ساعات عمل الأشخاص أو وقت الاستجابة.
يمكن اختيار عدة طرق شحن للشحنة؛ على سبيل المثال، النقل الجوي أو البحري أو البري أو السكك الحديدية. تختلف كل طريقة من هذه الطرق من حيث التكلفة ووقت الشحن وقيود الطريق وظروف المنتج.
في الطرق التقليدية، للتحقق من كل خيار، يجب إجراء استعلام منفصل ويجب استلام معلومات كل مسار بشكل منفصل. عندما لا تكون هذه المعلومات معًا في مكان واحد، يصبح الأمر أكثر استهلاكًا للوقت بالنسبة للمستورد لمقارنة الخيارات.
في مثل هذه الحالة، قد يتطلب اختيار طريقة الشحن الصحيحة عدة خطوات للاتصال والحصول على الأسعار والتحقق من الشروط المختلفة.
دور الأنظمة الذكية في تكامل عملية النقل وتخليص البضائع
تساعد الأنظمة اللوجستية الذكية على تنفيذ مراحل مختلفة من نقل البضائع في منصة محددة؛ على سبيل المثال، يقوم المستورد بتسجيل معلومات البضائع مثل المنشأ والوجهة ونوع البضاعة وطريقة الشحن في النظام مرة واحدة. بعد ذلك، يمكنه الحصول على عرض أسعار بناءً على نفس المعلومات، وتقديم طلب وتتبع حالة الشحنة. وبهذه الطريقة، ليس من الضروري في كل خطوة إعادة إرسال تفاصيل الشحنة عبر مكالمة أو رسالة أو ملف وتستمر العملية من نفس الطلب المسجل.
وهذا لا يعني أن كافة عمليات الشحن والتخليص تتم بشكل تلقائي. معاينة حالة البضائع والقيام بعمليات النقل والعديد من الأمور المتعلقة بالتخليص لا تزال بحاجة إلى خبراء وعمليات تنفيذية.
الفرق هو أن المستخدم لديه مسار أكثر تحديدًا للمهام مثل تسجيل الطلب وتلقي استفسار وتتبع الطلب، ويقوم الخبير بإدخال العملية في المجالات التي تتطلب مراجعة متخصصة. ويعد نظام Atlas PSP Express مثالاً على هذا النموذج، الذي يضع الخدمات عبر الإنترنت جنبًا إلى جنب مع عمليات الشحن والتخليص الفعلية.
نظام أطلس PSP Express؛ إدارة متكاملة للشحن والتخليص
ومع تزايد الحاجة إلى إدارة أكثر مركزية لطلبات الشحن، قامت PSP Express أيضًا بتزويد المستخدمين بنظام Atlas لتبسيط جزء من عملية الشحن والتخليص.
أطلس عبارة عن منصة إلكترونية يمكن للمستخدم من خلالها بدء طلب الشحن الخاص به وتنفيذ إجراءات التسجيل والاستعلام والمتابعة في بيئة محددة.
تبدأ هذه العملية في أطلس بتسجيل المعلومات الأساسية للشحنة واستلام الاستفسار وتستمر حتى تسجيل الطلب ومتابعته:
التسجيل والاستعلام عن خدمات النقل في الأطلس
في الصفحة الرئيسية لنظام أطلس يمكن للمستخدم تحديد نقطة الانطلاق والوجهة واختيار الخيار المطلوب من بين وسائل النقل المختلفة.
يتم أخذ النقل الجوي والبحري والبري والسكك الحديدية في الاعتبار في هيكل النظام ويمكن للمستخدم الدخول في العملية ذات الصلة وفقًا لاحتياجاته.
بالنسبة للطرق التي يمكن توفيرها، من الممكن أيضًا الدخول إلى قسم الاستفسار عن الأسعار. ونتيجة لذلك، تبدأ عملية طلب السعر من نفس البيئة التي تم فيها تسجيل معلومات الطلب الأولي.
هذا الهيكل يجعل طلب النقل يبدأ من نقطة معينة ولا يواجه المستخدم طريقًا مختلفًا لكل مرحلة.
بالإضافة إلى الاستفسارات، يوفر Atlas أيضًا للمستخدمين إمكانية تقديم طلب وتتبع الطلب.
هذه الميزة تجعل اتصال المستخدم بالنظام لا ينقطع بعد تسجيل الطلب. ولا يزال الطلب المسجل هو الأساس لاستمرار العملية، ويستخدم المستخدم نفس المنصة لتتبعه.